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當前位置:方案 > 房地產行業解決方案

隨著我國住房制度改革的深化和房地產市場的發展,房地產業已成為我國經濟的重要支柱。由此而產生了大量的房產檔案,利用信息化管理手段管理房產檔案,是提高房產管理部門的一個重要途徑。

檔案信息其情報職能的實現,必須加強社會房產的檔案意識,創新改革管理體質,進而使房地產檔案信息資源得到充分利用。完善檔案信息化管理,不僅能為政府部門提供房產政策的研究、民事糾紛的解決方法、規劃發展策略,又能為社會公眾提供產權的查詢。如何將房產檔案管理和現代信息處理技術相結合,提高房產檔案的利用價值,已成為當今社會迫切需要解決的問題。

  • 提高房地產檔案人員的業務培訓水平,加強對檔案管理信息化建設的認識

房地產檔案包括房地產物權管理、房地產開發建設、市場秩序和與房地產相關的民生保障等。檔案的信息化管理日趨完善,需要掌握現代化技術和先進管理方法的檔案專業人員來實現,要達到房地產檔案管理規范化的要求,檔案管理人員要主動并及時地提高自己的相關科學文化知識、檔案學知識和政治理論知識,熟悉黨和國家過關房地產工作的一系列方針政策,進而做到依法治理房地產檔案,使房地產檔案得到科學利用和安全保管。

現有些部門和個人,還沒有真正認識到房地產檔案的價值與利用,碰到情況和問題時,不知道應到房地產檔案部門查找檔案這一真憑實據,以至于工作和生活中造成不可彌補的損失。因此,增強全社會的檔案意識,使每人都能重視檔案,還能利用檔案,提高檔案資源的開發能力和利用效率,使房產檔案管理更上一個新的臺階。

  • 完善房地產檔案的信息歸集和查詢,使檔案管理實現信息化和方便化

為了確保房地產信息的全面和準確,就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機的結合起來,一方面將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統形成文本信息加以保存;另一方面利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料加以處理形成圖像信息方式歸集到房產檔案信息系統中進行管理;原始檔案數據進入計算機后再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產數據庫。

檔案管理的基礎業務工作主要分為檔案的收集和整理。在檔案收集方面,首先要盡可能多方面,多渠道的收集信息,此外在信息的把關要嚴格,對于字跡模糊等不規范檔案應退回修改,確保信息收集的規范性。在檔案整理上,首先要進行信息的篩選,嚴格把關,其次要制定管理原則。進行科學分類。此外,為了方便查找要進行附錄說明。

  • 檔案的立卷歸檔:

(1)立卷范圍:公司業務活動中的收文及批辦過程中的批辦材料;以公司名義發出的文件(定稿、存本、附件);各種會議文件及會議記錄;公司內部管理類文件(日常工作中形成的計劃、總結、統計報表、規章制度等);公司內部形成的除人事、財務方面之外的其它請示、報告、批復;公司對外簽訂的經濟合同原件 (工程部一份,由財務部門一份存檔及多余份數綜合辦公室保存,只有一份原件的,由財務部門保存,其他報名保存復印件,并在其上注明原件存放處);在工作過程中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤及光盤、工 具類書籍;公司領導或部門經理外出參觀學習等活動帶回的文字、聲像、科技資料。

有關部門須保留檔案原件時,綜合辦公室應保存復印件,并在復印件上注明原件存放處。

(2)工程檔案的立卷: 立卷范圍:與工程相關的具有現實和長遠保存價值的各類工程文件資料(工程前期資料、勘察、設計、施工、監理資料、設備資料; 工程竣工驗收資料等)。

   工程部應派專人負責技術檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準確,經過系統整理、編目后由工程部負責人審查后歸檔。

    工程結束后,由工程部負責移交有關部門存檔。

  • 檔案的保管: 

(1)凡公司在各類經營活動中形成的具有保存價值的文件資料,均應由各檔案管理有權部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門和個人不得擅自留存。

(2)凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書寫格式必須符合要求,書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應保證其完整、齊全、分類清楚。

(3)檔案管理實行一月一整理制度,所有歸檔文件均應為已完成文件。

(4)各檔案管理有權部門的部門經理應定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查,如發現問題,應及時向上級主管領導匯報,以便及時采取措施確保檔案的安全。

(5)對破損和變質的檔案及時進行復制和修補。

  •  檔案的借閱:

(1)借閱檔案時需填寫《借閱登記表》;并不得將檔案帶離所在辦公室。

(2)經領導批準后檔案被借出時,檔案管理人員應在該檔案的位置上,放一張代替卡,卡上應標明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借閱人姓名,以便按時催還,防止檔案丟失。

(3)秘密檔案的借閱應由綜合辦公室主任在借閱登記表中簽字認可;機密檔案由檔案管理有權部門主管副總簽字認可;絕密檔案由公司總經理簽字認可后方可借閱。

(4)保密性檔案原則上不得摘抄或復印,如確實需要時,應由檔案管理有權部門最高負責人在借閱登記表中簽字認可。

(5)借閱檔案的部門和個人,必須妥善保管檔案資料,不得將其拆散,或進行涂改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為,也不得轉借他人使用。

(6)借閱人歸還檔案時必須經檔案管理人認真檢查后方可進行銷號。

  •  檔案的銷毀:

檔案銷毀由辦公室報請公司主管副總及總經理批準后執行,并須由公司指派專人進行監督。

 

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