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  • 政府機關檔案信息化解決方案

經十余年積累,豆海可以為不同客戶提供包括文檔信息化規劃、標準化規范體系建設、數字檔案室(館)、集團化檔案應用、數字資源加工、文檔內容管理、基礎設施供應于一體的一站式解決方案。

隨著政府網絡化辦公等日益普及,政府機關檔案數字化的需求也日益迫切起來。針對這些單位信息數字化工作數量龐大,安全性和準確性要求高的特點,我公司有一套專門針對這類單位的檔案資料信息數字化的解決方案,集信息數據的采集、加工、發布、管理于一體,廣泛適用于司法、政府部門。復雜的管理簡約化。

必須要重視起檔案信息化管理工作。基層政府部門的相關領導要高度重視檔案信息化管理工作,在做好政府日常工作開展的同時,要提高對檔案信息化管理工作的認識程度,在人力、物力、財力方面對檔案信息化管理工作進行傾斜,確保基層政府部門檔案管理工作正常有序開展。

  • 1. 需求分析:

查詢利用是檔案工作的重要內容,檔案信息的查詢與利用一般分為2種,即檔案數據條目查詢與檔案電子原件查詢,系統加載了智能化檢索的功能,使查詢利用人無需經過任何培訓也能快速準確的查詢所需要的檔案信息,同時系統為了保證檔案信息的安全,所有的查詢都在精準的權限控制下,如模糊檢索、精確檢索、字段檢索、單一條件或復合查詢、記憶檢索、全文檢索等多中查詢方式以滿足各種需求。同時用戶能夠對查詢結果進行顯示、排序、打印或選擇輸出等技術處理。

  • 2. 總體建設目標:

政府機關則以檔案室(處)為核心,盡可能完整檔案數字化資源,將文書、照片、聲像等檔案資源通過檔案系統貫穿起來,建設成為以檔案信息資源為中心,覆蓋到全機關各處室提供管理與利用,將檔案管理由傳統的管理利用模式向信息化數字化管理模式轉變,提高檔案部門的自身價值。

中央部委檔案信息應國家要求,在建設時要求做到三網隔離,為了不同網絡之間的數據物理傳送,每套系統均配備自動數據交換模塊,做到快速、準確的接收或數據遷移;

  • 3. 檔案查詢利用

查詢利用是檔案工作的重要內容,檔案信息的查詢與利用一般分為2種,即檔案數據條目查詢與檔案電子原件查詢,系統加載了智能化檢索的功能,使查詢利用人無需經過任何培訓也能快速準確的查詢所需要的檔案信息,同時系統為了保證檔案信息的安全,所有的查詢都在精準的權限控制下,如模糊檢索、精確檢索、字段檢索、單一條件或復合查詢、記憶檢索、全文檢索等多中查詢方式以滿足各種需求。同時用戶能夠對查詢結果進行顯示、排序、打印或選擇輸出等技術處理。 

  • 4. 靈活組卷方式

同時支持部門立卷與檔案室(處)立卷的管理模式。

  • 5. 兼容檔案模式

系統不僅可以管理現行的文書簡化方式整理,同時也支持歷史文書傳統方式整理,并可以并行管理會計檔案、照片檔案、實物檔案、聲像檔案等多種檔案類別。

  • 6. 電子文件管理

支持各種格式的掃描文件、電子件存儲,并通過利用快速提供利用查詢。

  • 7. 檔案業務范圍

政府機關從文件移交、立卷歸檔、報表打印、檔案檢索、檔案利用、檔案統計、檔案鑒定銷毀、檔案移交等全部業務流程,完全滿足各種檔案業務管理需求,并提供系統定制服務,為用戶提供個性化的管理系統。

  • 8.檔案真實性、完整性、長期有效性

對于電子檔案需要收集和保存的真實性、完整性,在長期保存并提供利用時需要電子文件格式可讀取,可查看的長期有效性。

  • 9.檔案歸檔制度

(1) 范圍的保管期限

辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料,包括政府常務會議紀要、縣長專題辦公會議紀要、政府工作簡報、政務信息、大事記等文件材料及牌匾等實物檔案,均屬歸檔范圍。

辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期,定期分長期(三十年)和短期(十年)兩種;會計檔案保管期限的種類也分為永久和定期,定期有暫存、十五年和二十五年。

凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久,對在一定時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。

(2) 歸檔時間

實行年度歸檔制度:辦公室在工作中形成的政府常務會議紀要、縣長專題辦公會議紀要、政府工作簡報、大事記、政務信息一律在次年第一季度內,由相關科室負責人審定后,向機要檔案室移交。

(3) 歸檔要求

歸檔的文件必須系統、齊全、完整。

歸檔的文件必須準確地反映辦公室活動的真實情況和歷史過程。

歸檔的文件材料必須紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。

各科室要把歸檔文件材料,經整理后向機要檔案室移交。

(4) 檔手續

凡屬移交檔案室的文件均應按照要求進行收集、整理、移交檔案一律移交原件。

向機要檔案室移交時,必須做好交接手續。

 

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