一、術語和定義
1、數字化
用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。
2、紙質檔案數字化
采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
3、數字圖像
表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣——連續函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。
4、黑白二值圖像
只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑白兩種狀態的文字稿、線條圖等。
5、連續色調靜態圖像
以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態數字圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。
6、分辨率
單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英時點數（dpi）表示。
7、失真度
對檔案進行數字化轉換后，數字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。
8、可懂度
數字圖像向人或機器提供信息的能力。
9、圖像壓縮
清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。
二、紙質檔案數字化基本要求
1、基本原則
紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。
2、數字化對像的確定原則
應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。
1）符合國家法律法規的原則
紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。
2）價值性原則
屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。
3、基本環節
紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。
4、 過程管理
1）應加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。
2 ）紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。
三、檔案整理
在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。
1 目錄數據準備
2 拆除裝訂
3 區分掃描件和非掃描件
4 頁面修整
5 檔案整理登記
6 裝訂
四、檔案掃描
1、掃描方式
1）根據檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。
2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。
2、掃描色彩模式
1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。
3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。
3 、掃描分辨率
1）掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi.特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。
3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi.
4、掃描登登記
認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理量填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。
五、圖像處理
1 、圖像數據質量檢查
1）對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。
2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。
3）發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。
4）發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。
2、糾偏
對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
3、去污
對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。
4、圖像拼接
對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。
5、裁邊處理
采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。
六、圖像存儲
1、存儲格式
1）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。
2）提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。
2、圖像文件的命名
1）紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。
2）多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。
七、目錄建庫
1、數據格式選擇
目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。
2、檔案著錄
按照《檔案著錄規則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。
3、目錄數據質量檢查
采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。
八、數據掛接
1、匯總掛接
檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。
2、數據關聯
以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
3、認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。
九、數據驗收
1、數據抽檢
1）以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。
2）一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%.
2、驗收指標
1）目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”。
2）一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。
合格率：抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×100%
3、驗收審核
驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。
4、驗收登記
認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。
十、數據備份
1、備份范圍
經驗收合格的完整數據應及時進行備份。
2、備份方式
為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。
3、數據檢驗
備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
4、備份標簽
數據備份后應相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。
5、備份登記
填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。
十一、數字化成果管理
1、應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。
2、紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。
